Mở quán cà phê, bên cạnh mặt bằng, thiết kế và nguyên liệu, máy pha cà phê là một trong những thiết bị ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ phục vụ và chất lượng đồ uống.

Tuy nhiên, không phải quán nào cũng cần đầu tư một chiếc máy pha mới ngay từ đầu. Với những mô hình đang thử nghiệm thị trường, quán mới khai trương hoặc muốn kiểm soát chi phí đầu tư ban đầu, thuê máy pha cà phê cho quán có thể là một phương án đáng cân nhắc. Điều quan trọng là chọn đúng loại máy.

Một quán nhỏ bán vài chục ly espresso mỗi ngày sẽ có nhu cầu rất khác một quán đông khách vào buổi sáng. Trong khi đó, một quán có menu thiên về cà phê máy lại cần cấu hình khác với mô hình chủ yếu phục vụ trà, nước ép và đồ uống pha chế.

Vậy quán nên thuê máy 1 Group, 2 Group hay máy pha cà phê tự động?

Thuê máy pha cà phê cho quán có phù hợp không?

Thuê máy pha cà phê thường phù hợp với những quán muốn đưa thiết bị vào vận hành mà không phải bỏ ra toàn bộ chi phí đầu tư ngay từ đầu. Đặc biệt với quán mới, việc thuê máy giúp chủ quán có thời gian đánh giá lượng khách, sản lượng thực tế và khả năng vận hành trước khi quyết định đầu tư lâu dài. Tuy nhiên, thuê máy không đồng nghĩa với việc chọn một chiếc máy bất kỳ có giá thuê thấp.

Một chiếc máy không đáp ứng được sản lượng vào giờ cao điểm có thể khiến barista phải chờ máy, khách phải chờ đồ uống và quầy pha chế bị ùn tắc. Ngược lại, một chiếc máy quá lớn so với nhu cầu lại khiến chi phí thuê và không gian quầy không được sử dụng hiệu quả.

Vì vậy, trước khi chọn máy, nên bắt đầu từ nhu cầu phục vụ thực tế của quán.

Trước khi thuê máy, hãy tính sản lượng của quán

Có ba yếu tố nên xác định trước:

• Số ly cà phê sử dụng máy mỗi ngày
• Lượng khách vào giờ cao điểm
• Số người đứng quầy cùng lúc

Trong đó, sản lượng vào giờ cao điểm quan trọng hơn tổng số ly trong cả ngày.

Ví dụ, một quán có thể chỉ bán khoảng 100 ly cà phê mỗi ngày nhưng tập trung phần lớn đơn hàng trong khoảng 7–9 giờ sáng. Khi đó, yêu cầu về tốc độ phục vụ sẽ cao hơn nhiều so với một quán bán 100 ly nhưng lượng khách phân bổ đều trong ngày. Ngoài ra, cũng cần xem menu của quán. Nếu phần lớn đồ uống là espresso, americano, cappuccino, latte và các món sử dụng espresso làm nền thì máy pha là thiết bị hoạt động liên tục.

Nếu cà phê chỉ chiếm một phần nhỏ trong menu, máy tự động hoặc một cấu hình nhỏ hơn có thể phù hợp hơn.

Thuê máy pha cà phê 1 Group cho quán nhỏ

Máy 1 Group thường được nhắc đến khi nói về những quán có quy mô nhỏ, quầy pha chế gọn hoặc sản lượng cà phê chưa quá cao.

Ưu điểm lớn của cấu hình này là kích thước tương đối gọn, phù hợp với những quầy có diện tích hạn chế.

Máy 1 Group cũng có thể là lựa chọn hợp lý cho:

• Quán cà phê nhỏ
• Quán take-away
• Quán mới khai trương
• Quán có lượng khách chưa ổn định
• Mô hình kết hợp cà phê với bánh, trà hoặc đồ uống khác

Tuy nhiên, không nên chỉ nhìn vào số Group để kết luận máy có phù hợp hay không. Khả năng phục vụ thực tế còn phụ thuộc vào công suất máy, khả năng cấp hơi, lượng nước, cách vận hành và kỹ năng của barista.

Nếu quán thường xuyên có nhiều đơn espresso và sữa liên tiếp trong thời gian ngắn, một chiếc máy 1 Group có thể nhanh chóng trở thành điểm nghẽn của quầy.

>>> Xem thên: Cho thuê máy cà phê 1G – Tiết kiệm cho quán nhỏ và mô hình take away

Khi nào quán nên thuê máy 2 Group?

Máy 2 Group thường phù hợp hơn với quán có sản lượng cao và cần phục vụ nhiều đơn hàng trong cùng một thời điểm. Lợi thế rõ nhất là barista có thể thực hiện nhiều thao tác pha chế đồng thời, đặc biệt khi quầy có từ hai người trở lên.

Máy 2 Group thường được cân nhắc cho:

• Quán cà phê có lượng khách ổn định
• Quán có giờ cao điểm rõ rệt
• Quán chuyên về espresso và đồ uống từ espresso
• Quán có nhiều barista cùng làm việc
• Mô hình cần tốc độ phục vụ cao

Tuy nhiên, máy 2 Group cũng yêu cầu quầy pha chế có đủ diện tích và hạ tầng phù hợp. Không nên thuê máy 2 Group chỉ vì nghĩ rằng máy càng lớn thì càng tốt.

Nếu sản lượng thực tế thấp, phần công suất dư thừa sẽ không mang lại nhiều giá trị trong khi diện tích quầy và chi phí thuê có thể tăng lên.

Nếu quán của bạn đang có sản lượng tương đối cao, bài thuê máy pha cà phê 2 Group sẽ phù hợp để đi sâu hơn vào lựa chọn này.

Máy pha cà phê tự động có phù hợp với quán không?

Máy pha cà phê tự động là một hướng lựa chọn khác. Thay vì barista phải thực hiện từng bước xay, định lượng và chiết xuất, máy tự động thực hiện phần lớn quy trình sau khi người dùng lựa chọn đồ uống. Điều này đặc biệt hữu ích với những mô hình muốn thao tác đơn giản, thời gian đào tạo nhân sự ngắn hơn hoặc không đặt nặng trải nghiệm pha chế thủ công tại quầy.

Máy tự động có thể phù hợp với:

• Quán có menu đơn giản
• Mô hình self-service
• Quán nhỏ cần thao tác nhanh
• Cửa hàng tiện lợi
• Bakery hoặc café kết hợp
• Mô hình có nhiều nhân viên thay phiên phục vụ
• Những điểm bán không có barista chuyên nghiệp cố định

Tuy nhiên, máy tự động và máy espresso bán tự động phục vụ hai cách vận hành khác nhau.

Nếu quán xây dựng hình ảnh specialty coffee, chú trọng kỹ thuật chiết xuất và trải nghiệm barista, máy bán tự động thường phù hợp với định hướng đó hơn. Ngược lại, nếu ưu tiên thao tác nhanh, ổn định và dễ sử dụng, máy tự động có thể đáng cân nhắc.

So sánh 1 Group, 2 Group và máy tự động

Bảng trên chỉ mang tính định hướng. Khi lựa chọn thực tế, nên dựa vào sản lượng, menu, giờ cao điểm và cách tổ chức quầy thay vì chỉ dựa vào quy mô quán.

Quán mới khai trương nên thuê máy thế nào?

Với quán mới, vấn đề khó nhất là chưa có dữ liệu bán hàng thực tế. Bạn có thể dự đoán lượng khách dựa trên vị trí, diện tích và mô hình kinh doanh, nhưng sản lượng thực tế vẫn có thể khác khá nhiều.

Trong trường hợp này, thuê máy có thể giúp giảm áp lực đầu tư ban đầu và tạo điều kiện để kiểm tra thị trường. Một cách tiếp cận hợp lý là:

Bước 1: Xác định menu

• Nếu menu có nhiều espresso, cappuccino, latte thì cần ưu tiên năng lực của máy pha.
• Nếu cà phê chỉ là một nhóm sản phẩm nhỏ, không nhất thiết phải chọn máy có công suất lớn.

Bước 2: Ước tính lượng ly vào giờ cao điểm

• Đừng chỉ tính tổng số ly trong ngày.
• Hãy xem khoảng thời gian nào khách gọi cà phê nhiều nhất và quầy phải xử lý bao nhiêu đơn trong khoảng thời gian đó.

Bước 3: Xác định số người đứng quầy

• 1 barista và 3 barista sẽ có cách sử dụng máy hoàn toàn khác nhau.

Bước 4: Tính không gian quầy

• Ngoài máy pha còn có máy xay, tủ lạnh, khu vực thao tác, dụng cụ pha chế và khu vực nhận đồ.
• Một chiếc máy phù hợp về công suất nhưng chiếm quá nhiều diện tích cũng có thể khiến quầy vận hành bất tiện.

Quán đang hoạt động có nên chuyển từ mua sang thuê?

Không nhất thiết phải chờ đến khi mở quán mới thuê máy. Một quán đang hoạt động cũng có thể cân nhắc thuê khi cần thay đổi mô hình hoặc kiểm soát lại chi phí thiết bị. Chẳng hạn, quán đang sử dụng máy cũ thường xuyên phải sửa chữa. Thay vì tiếp tục đầu tư từng khoản nhỏ vào một thiết bị đã xuống cấp, chủ quán có thể tính toán phương án thuê một chiếc máy khác.

Hoặc quán đang mở thêm một điểm bán nhưng chưa muốn bỏ vốn lớn cho toàn bộ thiết bị. Trong trường hợp này, điều quan trọng là so sánh tổng chi phí sử dụng chứ không chỉ nhìn vào giá thuê hàng tháng.

>>> Xem thêm:Nên mua hay thuê máy pha cà phê? Phân tích chi phí và nhu cầu sử dụng

Thuê máy pha cà phê có bao gồm máy xay không?

Đây là một câu hỏi rất quan trọng khi nhận báo giá. Máy pha espresso và máy xay là hai thiết bị khác nhau, nhưng để vận hành một quầy cà phê espresso hoàn chỉnh thì cả hai đều cần được tính đến.

Một báo giá có thể chỉ bao gồm máy pha.

Một báo giá khác có thể bao gồm cả máy xay.

Cũng có trường hợp máy xay được tính riêng hoặc có thể lựa chọn theo nhu cầu.

Vì vậy, khi so sánh hai gói thuê, đừng chỉ nhìn vào con số tiền thuê máy. Hãy kiểm tra toàn bộ cấu hình:

Máy pha + máy xay + vận chuyển + lắp đặt + hướng dẫn sử dụng + bảo trì + xử lý sự cố

Khi các hạng mục được đặt trên cùng một mặt bằng so sánh, bạn sẽ dễ dàng biết gói thuê nào thực sự phù hợp với quán.

Chi phí thuê máy cho quán phụ thuộc vào những gì?

Không có một mức giá chung cho tất cả các loại máy pha cà phê. Chi phí thuê thường phụ thuộc vào model, thương hiệu, tình trạng máy, thời hạn thuê và các dịch vụ đi kèm.

Ngoài ra còn có những yếu tố như:

• Máy 1 Group hay 2 Group
• Máy mới hay máy đã qua sử dụng
• Máy bán tự động hay tự động
• Có máy xay hay không
• Thời gian thuê
• Vận chuyển và lắp đặt
• Bảo trì, sửa chữa
• Chính sách đổi máy khi có sự cố
• Tiền đặt cọc hoặc các khoản phát sinh khác

>>> Xem thêm: Giá thuê máy pha cà phê bao nhiêu? Những yếu tố quyết định chi phí

Có nên chọn máy cũ để giảm chi phí thuê?

Máy cũ không đồng nghĩa với máy kém. Một chiếc máy đã qua sử dụng nhưng được bảo dưỡng tốt, kiểm tra đầy đủ và có nguồn linh kiện rõ ràng vẫn có thể đáp ứng tốt nhu cầu của quán.

Ngược lại, một chiếc máy có giá thuê thấp nhưng đã xuống cấp có thể tạo ra nhiều chi phí và rắc rối trong quá trình vận hành.

Khi thuê máy cũ, nên kiểm tra:

• Tình trạng vỏ máy và các bộ phận chính
• Group head
• Vòi hơi
• Khả năng cấp hơi
• Khả năng giữ nhiệt
• Bơm và hệ thống cấp nước
• Máy xay nếu thuê kèm
• Lịch sử bảo trì nếu có
• Chính sách xử lý khi máy gặp sự cố

Đặc biệt, cần hỏi rõ bên cho thuê sẽ chịu trách nhiệm sửa chữa những bộ phận nào trong thời gian thuê.

Những sai lầm thường gặp khi thuê máy cho quán

Chọn máy chỉ dựa vào giá thuê

Giá thấp chưa chắc là chi phí thấp nếu máy không đáp ứng được sản lượng hoặc thường xuyên gặp sự cố.

Chọn máy quá lớn so với nhu cầu

• Máy 2 Group không phải lúc nào cũng tốt hơn máy 1 Group.
• Nếu quán có sản lượng thấp, một chiếc máy nhỏ hơn có thể phù hợp hơn cả về chi phí lẫn không gian.

Không tính giờ cao điểm

• Tổng số ly mỗi ngày chỉ là một phần của bài toán.
• Khả năng phục vụ trong những thời điểm đông khách mới là yếu tố cần đặc biệt quan tâm.

Không hỏi về máy xay

Một chiếc máy pha tốt nhưng máy xay không phù hợp vẫn có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng espresso.

Không làm rõ trách nhiệm bảo trì

Khi máy gặp sự cố vào giờ cao điểm, vấn đề không còn là chi phí sửa chữa mà còn có thể ảnh hưởng đến doanh thu và trải nghiệm khách hàng.

Không đọc kỹ thời hạn thuê

Cần kiểm tra thời gian thuê tối thiểu, điều kiện gia hạn, trả máy sớm và các khoản chi phí liên quan.

Checklist trước khi ký hợp đồng thuê máy cho quán

Trước khi quyết định, chủ quán nên kiểm tra ít nhất những nội dung sau:

Về máy

• Model và cấu hình chính xác
• 1 Group, 2 Group hay tự động
• Máy mới hay đã qua sử dụng
• Công suất và khả năng phục vụ

Về phụ kiện

• Có máy xay không?
• Có lọc nước không?
• Có phụ kiện đi kèm không?

Về dịch vụ

• Ai vận chuyển và lắp đặt?
• Có hướng dẫn sử dụng không?
• Bảo trì định kỳ như thế nào?
• Khi máy hỏng thì thời gian xử lý dự kiến bao lâu?
• Có phương án máy thay thế hay không?

Về hợp đồng

• Thời hạn thuê
• Tiền đặt cọc
• Chi phí phát sinh
• Điều kiện đổi hoặc trả máy
• Điều kiện gia hạn
• Trách nhiệm của hai bên khi máy gặp sự cố

Một hợp đồng rõ ràng ngay từ đầu sẽ giúp việc vận hành về sau đơn giản hơn rất nhiều.

Vậy quán nên thuê máy 1 Group, 2 Group hay tự động?

Không có một lựa chọn chung cho tất cả các quán.

• Nếu quán có quy mô nhỏ, sản lượng vừa phải và cần một quầy pha chế espresso gọn, 1 Group có thể là hướng phù hợp.
• Nếu quán có sản lượng cao, giờ cao điểm rõ rệt và cần nhiều người thao tác tại quầy, 2 Group có thể đáp ứng tốt hơn.
• Nếu quán ưu tiên thao tác đơn giản, tốc độ phục vụ và giảm sự phụ thuộc vào kỹ năng barista, máy tự động là một lựa chọn đáng cân nhắc.

Điểm quan trọng nhất vẫn là đặt chiếc máy vào đúng mô hình kinh doanh.

Đừng bắt đầu bằng câu hỏi “máy nào tốt nhất?”.

Hãy bắt đầu bằng câu hỏi:

“Quán của mình cần phục vụ bao nhiêu ly, trong khoảng thời gian nào và bằng cách nào?”

Từ đó mới xác định được cấu hình máy phù hợp.

Câu hỏi thường gặp

Quán nhỏ có nên thuê máy pha cà phê không?

Có thể. Thuê máy đặc biệt phù hợp khi quán muốn hạn chế khoản đầu tư ban đầu hoặc chưa xác định chính xác sản lượng trong thời gian đầu vận hành.

Quán take-away nên thuê máy 1 Group hay 2 Group?

Thường nên bắt đầu bằng việc tính sản lượng vào giờ cao điểm. Nếu lượng đơn chưa cao và không gian quầy hạn chế, 1 Group có thể phù hợp. Nếu lượng đơn espresso lớn và cần phục vụ đồng thời, nên cân nhắc 2 Group.

Thuê máy pha cà phê có được thuê kèm máy xay không?

Có thể tùy gói thuê và đơn vị cung cấp. Cần xác nhận rõ máy xay có nằm trong báo giá hay không trước khi ký hợp đồng.

Máy pha cà phê tự động có phù hợp với quán không?

Có thể phù hợp với những mô hình ưu tiên thao tác đơn giản, tốc độ phục vụ và tính ổn định. Tuy nhiên, nếu quán chú trọng kỹ thuật espresso và trải nghiệm barista, máy bán tự động thường phù hợp hơn.

Thuê máy mới hay máy đã qua sử dụng?

Cả hai đều có thể là lựa chọn phù hợp. Điều quan trọng là tình trạng thực tế của máy, khả năng bảo trì, linh kiện và chính sách hỗ trợ trong thời gian thuê.

Kết luận

Thuê máy pha cà phê cho quán không đơn giản là chọn một chiếc máy có mức giá phù hợp. Đó là bài toán giữa sản lượng – giờ cao điểm – nhân sự – menu – không gian quầy – ngân sách và dịch vụ sau thuê.

Quán nhỏ có thể bắt đầu với 1 Group. Quán có sản lượng cao có thể cần 2 Group. Mô hình ưu tiên thao tác đơn giản có thể cân nhắc máy tự động. Nếu chưa chắc chắn, cách an toàn hơn là xác định nhu cầu thực tế trước, sau đó yêu cầu đơn vị cho thuê tư vấn cấu hình dựa trên sản lượng và cách vận hành của quán.

Tại sieuthimaycaphe.vn , bạn có thể trao đổi nhu cầu về mô hình quán, sản lượng dự kiến, không gian quầy và thời gian thuê để được tư vấn cấu hình máy phù hợp, thay vì lựa chọn máy chỉ dựa trên giá thuê.

Bạn đang chuẩn bị mở quán hay muốn thay đổi máy pha cho quán đang hoạt động? Hãy gửi cho chúng tôi thông tin về mô hình và sản lượng dự kiến để được tư vấn phương án phù hợp.

Mời Quý khách xem thêm các bài viết liên quan:

• Lợi ích khi thuê máy pha cà phê
• Nên mua hay thuê máy pha cà phê? Phân tích chi phí và nhu cầu sử dụng
• Giá thuê máy pha cà phê bao nhiêu? Những yếu tố quyết định chi phí 
• Cho thuê máy cà phê 1G – Tiết kiệm cho quán nhỏ và mô hình take away